Các quy tắc viết thư tay và email bằng tiếng Anh mà bạn cần biết

Đăng bởi United English Of Saigon Ngày đăng: 18/12/2018


Xem thêm bài viết được quan tâm nhiều:

Sự kiện Speaking trong khu vực thành phố

Những team building và trip mà học viên say mê tại UES


Viết thư cũng là một cách để mọi người giao tiếp với nhau, vì vậy, việc viết thư cũng có một số quy tắc nhất định để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả. Đặc biệt, trong công việc, bạn không chỉ cần đảm bảo phải có một số quy định mà bạn cần phải có lối hành văn một cách trang trọng và khéo léo nhưng phải đủ tin cậy.

Vì vậy, UES chia sẻ cho bạn một số quy tắc để giúp lá thư của bạn được viết một cách chính xác và đúng chuẩn trong tiếng Anh. Hãy xem bài viết dưới đây nhé!

1. Những gợi ý để viết một bức thư thành công

Bước 1: Hãy xem xét mức độ trang trọng cần có của bức thư bạn định viết

Bước 2: Cấu trúc của bức thư gồm có:

– Phần mở đầu: chào hỏi

– Phần giới thiệu: lý do viết thư

– Phần nội dung chính: bao gồm nội dung chủ yếu của bức thư (có thể là một vài đoạn phụ thuộc vào độ dài của bức thư mà bạn muốn)

– Phần cuối: đề cập đến điều bạn hy vọng từ người nhận thư, có thể là trả lời thư của bạn, hoặc cuộc gặp gỡ

– Phần kết thúc: lời chào, tạm biệt, lời chúc tốt đẹp

– Phần chữ ký

Bước 3: Tham khảo cách diễn đạt của lối viết thư trang trọng (Formal) và thân mật (Informal)



2. Những câu và quy tắc hữu ích cho bạn khi viết thư tay hoặc thư điện tử bằng tiếng Anh.

VIẾT THƯ TAY THÂN MẬT

Hãy bắt đầu lá thư của bạn bằng từ Dear sau đó là tên thường gọi của người bạn định gửi đến, ví dụ:

1. Dear Mark,

Mark thân mến!

2. Dear Jane,

Jane thân mến!

Đây là những câu bạn có thể nói tiếp theo đó:

1. Thanks for your …

Cám ơn bạn vì …

letter: lá thư bạn đã gửi

postcard: tấm bưu thiếp bạn đã gửi

present: món quà bạn đã gửi

invitation: giấy mời bạn đã gửi

2. Sorry it's taken me so long to write.

Xin lỗi vì mãi tôi mới viết thư cho bạn.

3. I hope you're well.

Tôi hi vọng bạn vẫn khỏe.

4. Good to see you again last week.

Rất vui đã gặp lại bạn tuần trước.

5. Look forward to seeing you soon!

Rất mong sớm được gặp lại bạn!

Đây là một số cách điển hình để kết thúc bức thư thân mật:

1. Best wishes,

Thân mến,

2. Kind regards,

Thân mến,

Nếu viết thư cho thành viên trong gia đình, bạn đời, hoặc bạn thân, bạn có thể dùng cách sau:

- Love, 

Yêu nhiều,

Kết thúc bằng chữ ký tên thường gọi của mình.



VIẾT THƯ TRANG TRỌNG

Nếu bạn biết tên của người bạn định gửi thư đến, hãy bắt đầu bằng Dear Mr. (cho đàn ông), Dear Mrs. (cho phụ nữ đã có gia đình), Dear Miss (cho phụ nữ chưa có gia đình), Dear Ms. (cho phụ nữ nhưng không đề cập đến tình trạng hôn nhân), sau đó là tên họ, ví dụ:

1. Dear Mr. Smith,

Kính gửi ông Smith!

2. Dear Mrs. Jones,

Kính gửi bà Jones!

3. Dear Miss Richards,

Kính gửi cô Richards!

4. Dear Ms. Shepherd,

Kính gửi cô Shepherd!

Nếu bạn không biết tên, hãy bắt đầu bằng một trong những cách sau:

1. Dear Sir,

Kính gửi ông!

2. Dear Madam,

Kính gửi bà!

3. Dear Sir or Madam,

Kính gửi ông hoặc bà!

Đây là một số ví dụ về những câu bạn có thể nói trong lá thư trang trọng:

1. I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice.

Tôi viết thư để trả lời lá thư của ông/bà gửi ngày 4 tháng 9 về tờ hóa đơn chưa được thanh toán của công ty ông/bà.

2. Further to our conversation, I'm pleased to confirm our appointment for 9.30am on Tuesday, 7 January.

Theo như chúng ta đã trao đổi, tôi rất vui được xác nhận lịch hẹn của chúng ta vào hồi 9:30 sáng thứ Ba ngày 7 tháng 1.

3. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

4. If you would like any further information, please don't hesitate to contact me.

Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

Nếu bạn muốn người ta trả lời, bạn có thể viết câu sau đây ở đoạn cuối thư:

- I look forward to hearing from you.         

Tôi rất mong sớm được nghe hồi âm của ông/bà

Nếu bạn bắt đầu bằng Dear Mr., Dear Mrs., Dear Miss, hay Dear Ms., bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:

- Yours sincerely,      

Kính thư.

Tuy nhiên, nếu bạn bắt đầu lá thứ bằng Dear Sir, Dear Madam, hay Dear Sir or Madam, hãy dùng câu sau:

- Yours faithfully,      

Kính thư.

Sau đó hãy ký tên của bạn ở dưới trước khi in tên đầy đủ của bạn.



VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ

Thư điện tử thường được viết theo phong cách thân mật hơn thư tay, cho dù với mục đích công việc hay xã hội.

Bạn luôn luôn nên viết Tiêu đề cho thư, trong đó tóm tắt mục đích của thư trong vài từ ngắn.

Có nhiều cách bắt đầu thư điện tử trong công việc khác nhau, nhưng thông thường người ta dùng tên thường gọi đối với thư công việc cũng như thư cá nhân nếu bạn biết tên người nhận. Không cần thiết phải dùng từ Dear, nhưng một số người thích dùng như thế.

Nói chung, nội dung thư công việc nên ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung. Nếu bạn có gửi tập tin đính kèm, bạn nhớ phải nói rõ trong phần nội dung của thư.

Để kết thúc thư điện tử cá nhân, bạn có thể dùng các câu giống như thư tay thân mật. Có nhiều cách để kết thúc thư điện tử trong công việc, nhưng thường dùng các cách sau:

1. Regards,

Kính thư.

2. Kind regards,

Kính thư.

3. Best regards,

Kính thư.

4. With kind regards,

Kính thư.

Trong thư điện tử trong công việc, cuối thư bạn nên viết họ tên đầy đủ, tổ chức, và địa chỉ liên hệ của bạn.

Qua các kinh nghiệm để viết một lá thư đúng chuẩn bằng tiếng Anh mà UES đã chia sẻ ở trên, mình mong rằng khả năng tiếng Anh của các bạn sẽ ngày càng được giỏi hơn nhé! Chúc các bạn học vui!